Wissenssicherung und Generationswechsel: Ein wichtiges Thema im Mittelstand
Jonas Reuter
Wissen ist das Fundament jedes erfolgreichen Unternehmens. Es entsteht durch Erfahrung, Forschung und Entwicklung, aber auch durch die interne Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeiter:innen. Im Mittelstand sitzt jedoch viel Wissen in den Köpfen der Fachabteilungen und Mitarbeiter:innen, anstatt in formellen Dokumentationen. Dies betrifft vor allem die Bereiche des fachlichen Know-hows und der Erfahrungen, die nur schwer in schriftlicher Form erfasst werden können. Andere wichtige Informationen, wie Prozesse, Produkte und Kundendaten, hingegen werden häufiger systematisch dokumentiert.
Verlust von Wissen ist
keine Randerscheinung
Laut der Statista-Untersuchung "Wissensmanagement in deutschen Unternehmen" gaben nur 27 Prozent der Befragten an, dass ihr Wissen so dokumentiert ist, dass Kollegen bei ihrem Austritt oder Ausfall sofort weiterarbeiten könnten. In 38 Prozent der Unternehmen wären Informationen verloren oder nur sehr zeitaufwendig zu finden.
Wissen ist entscheidender Wettbewerbsvorteil
Wissen ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Wirtschaftliches Wachstum kann heutzutage nicht mehr nur durch Beschäftigung erzielt werden, sondern nur noch durch eine Steigerung der Produktivität durch Wissen. Es gibt ihnen die Möglichkeit, sich von ihren Konkurrenten abzuheben und effektive Lösungen für Probleme zu finden. Ein gut gesichertes und übertragbares Wissen kann die Reaktionszeit auf Marktveränderungen verkürzen und das Unternehmen zukunftssicher machen. Es ermöglicht auch die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen, die auf den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden basieren. Wissen ist also ein wichtiger Treiber für Wachstum und Innovationskraft, und Unternehmen, die ihr Wissen effektiv sichern und nutzen, haben einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Wissen ist ein unerschöpfliches Kapital, das wir immer wieder einsetzen können. Es ist unser größter Reichtum und das, was uns in der Zukunft erfolgreich macht. Wissen ist die Grundlage für Innovation und Fortschritt und muss deshalb geschützt und erhalten werden.
Wissen geht verloren
Die Altersstruktur in Unternehmen ist einem ständigen Wandel unterworfen und kann eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringen. Viele Unternehmen sind bestrebt, die Belegschaft jung und leistungsfähig zu halten, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und Fixkosten für Gehälter zu reduzieren. Zu diesem Zweck werden oft Programme wie Altersteilzeit oder Vorruhestand angeboten, die älteren Mitarbeitern eine Chance geben, das Unternehmen zu verlassen.
Allerdings birgt dieser Ansatz auch Risiken, insbesondere im Hinblick auf den Verlust von Know-how und Erfahrung. Ein Generationswechsel, eine Krankheit oder Personalabbau können dazu führen, dass wertvolles unternehmensspezifisches Wissen verloren geht. Ohne eine angemessene Wissenssicherung kann dies zu erheblichen Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung führen, da das Unternehmen möglicherweise Schwierigkeiten hat, mit den neuesten Entwicklungen in der Branche Schritt zu halten oder seine Produkte und Dienstleistungen den Kundenbedürfnissen anzupassen.
Wissen ist unterschiedlich dokumentiert
Üblicherweise wird in Unternehmen formalisiertes Wissen, wie Unternehmensprozesse, Geschäftsabläufe, Regeln und Richtlinien, sowie Kundendaten und Finanzinformationen dokumentiert. Diese Informationen sind für den reibungslosen Betrieb des Unternehmens unerlässlich und werden daher oft in elektronischen Systemen oder manuellen Unterlagen gespeichert. Informelles Wissen hingegen, wie zum Beispiel Marktkenntnisse, Branchentrends und subjektives Expertenwissen, ist oft nur in den Köpfen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gespeichert und kann bei Personenwechsel verloren gehen. Es ist jedoch von enormer Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens und sollte daher ebenfalls dokumentiert und gesichert werden.
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Größe des Unternehmens eine Rolle spielt bei der Wahl der geeigneten Wissenssicherungsstrategie. Kleinere Unternehmen haben oft eine flachere Hierarchie und einen engeren Informationsfluss, wodurch die Gefahr des Verlusts von Wissen geringer ist. Größere Unternehmen hingegen haben häufig eine komplexere Struktur und müssen daher mehr Ressourcen in die Wissenssicherung investieren.
Wissen muss dokumentiert werden aber das allein reicht nicht! – Das können Sie tun!
Neben dem Verlust von individuellem Wissen bei Generationswechsel ist es auch wichtig, dass Unternehmen ihr Wissen dokumentieren und sichern. Dieses Dokumentations- und Sicherungsverfahren kann unter anderem durch die Implementierung einer Wissensmanagement-Software oder eines Wissensportals unterstützt werden. Hier kann das Unternehmenswissen gespeichert und zugänglich gemacht werden. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, auf dieses Wissen zuzugreifen und es zu erweitern.
Es ist wichtig, Nachfolger für wichtige Funktionen innerhalb des Unternehmens auszubilden und zu qualifizieren. Durch Schulungen und regelmäßige Weiterbildung können sie auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet werden. Zudem wird dadurch die Kontinuität des Unternehmens gesichert. Eine gezielte Nachfolgeplanung trägt dazu bei, dass das Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich bleibt.
Ein weiteres Verfahren zur Wissenssicherung ist die Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen. Hier können die Mitarbeiter:innen ihr Wissen erweitern und festigen. Dies ist besonders wichtig, wenn es um spezifisches Fachwissen geht. Durch die Durchführung von Schulungen kann sichergestellt werden, dass das Wissen auf dem aktuellen Stand bleibt und auch bei Generationswechsel erhalten bleibt.
Förderung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit ist entscheidend für eine erfolgreiche Wissenssicherung innerhalb eines Unternehmens. Eine offene und transparente Kommunikation ermöglicht es, Wissen und Erfahrungen auszutauschen, Prozesse zu optimieren und Risiken frühzeitig zu erkennen. Eine enge Zusammenarbeit innerhalb eines Teams und zwischen Abteilungen ermöglicht es, gemeinsam bessere Lösungen zu entwickeln und Wissenslücken zu schließen. Darüber hinaus fördert eine aktive Zusammenarbeit die Schaffung von Synergien und die gemeinsame Übernahme von Verantwortung, was zu einer besseren Wissenssicherung beiträgt.
Auch die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder Institutionen bietet Chancen. Hier können Synergieeffekte genutzt werden und es kann von anderen Unternehmen gelernt werden. Außerdem kann durch die Zusammenarbeit das individuelle Wissen erweitert werden.
10 Impulse zur Wissenssicherung in Ihrem Unternehmen
Wir sind uns bewusst, dass das Thema Wissenssicherung komplex ist und viele Aspekte berührt. Daher bieten wir Ihnen gerne ein 30-minütiges kostenfreies Sparring an. Dieses Angebot soll Ihnen einen Blick von außen auf Ihre Wissenssicherung ermöglichen und Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihrer Maßnahmen unterstützen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um gemeinsam mit uns die Impulsfragen durchzugehen oder sich darüber auszutauschen, wie andere Unternehmen in unserem Netzwerk dieselben Probleme gelöst haben.
Wir stellen die richtigen Fragen
Unser Workshop-Kartenset umfasst eine Auswahl von rund 50 Karten mit Impulsfragen zu den Themen Nachhaltigkeit, Digitalisierung, Werten und Kundenzentrierung mit deren Hilfe Sie an neuen Geschäftsmodellen arbeiten können. Weitere Impulsfragen finden Sie in unserem Digitalisierungstool MORGEN Menschen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wissenssicherung bei Generationswechsel immer wichtiger wird. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihr Wissen dokumentieren und sichern, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Hier gibt es verschiedene Methoden, die Unternehmen nutzen können, um ihr Wissen zu sichern. Es ist wichtig, dass Unternehmen frühzeitig handeln und ihr Wissen sichern, um auch bei Generationswechsel erfolgreich zu bleiben.
Wir ermöglichen den Austausch von Know-how und Expertise zwischen Geschäftsführer:innen in einem geschützten Raum und helfen mit den richtigen Impulsen, Unternehmen nachhaltig zu wandeln – und bereit für MORGEN zu machen.
Jonas Reuter
Fragen zum Thema Wissensmanagement
Wissensmanagement umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, das Wissen in einem Unternehmen zu identifizieren, zu erfassen, zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Es ist wichtig, weil das Wissen eine entscheidende Ressource ist, die zum Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens beitragen kann.
Es können verschiedene Methoden und Tools wie Wissenslandkarten, Wissensbilanzen oder Wissensdatenbanken zum Einsatz kommen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei aktiv eingebunden werden, um ihr Wissen und ihre Erfahrungen bestmöglich zu erfassen.
Es können verschiedene Maßnahmen wie Mentoring-Programme, Wissenstransfers oder die systematische Übergabe von Aufgaben und Verantwortung an die nächste Generation beitragen. Das Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen erweitert und festigt Wissen bei Mitarbeiter:innen. Es ist wichtig, Nachfolger für wichtige Funktionen innerhalb des Unternehmens auszubilden und zu qualifizieren. Auch kann die die Implementierung einer Wissensmanagement-Software oder eines Wissensportals sinnvoll sein. Eine Förderung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit ist entscheidend für eine erfolgreiche Wissenssicherung innerhalb eines Unternehmens
Unternehmen sollten sicherstellen, dass das vorhandene Wissen im Unternehmen nicht nur erfasst und dokumentiert, sondern auch erfolgreich geteilt und genutzt wird. Hierzu ist es wichtig, dass eine offene und transparente Kommunikation im Unternehmen gefördert wird, die es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, ihr Wissen und ihre Erfahrungen aktiv einzubringen. Hierbei können Schulungen, Workshops und Communities of Practice eine wichtige Rolle spielen.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Wissen kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert wird, um den ständig veränderlichen Anforderungen des Marktes und der Kunden gerecht zu werden. Es sollte regelmäßig überprüft werden, ob das vorhandene Wissen noch relevant ist und ob es gegebenenfalls ergänzt oder angepasst werden muss.
Um das Wissen erfolgreich zu nutzen, sollten auch Entscheidungsprozesse auf Basis von Fakten und Erfahrungen getroffen werden. Hierbei können auch innovative Methoden wie Design Thinking oder Agiles Projektmanagement zum Einsatz kommen, um das Wissen und die Expertise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich zu nutzen. Eine offene Feedbackkultur kann dazu beitragen, dass Erfahrungen und Fehler als Lernmöglichkeit genutzt werden und somit das Wissen im Unternehmen kontinuierlich erweitert wird.
Es ist wichtig eine Wissenskultur im Unternehmen zu etablieren, in der das Wissen wertgeschätzt und aktiv gelebt wird. Hierzu können verschiedene Maßnahmen wie Anreize, Anerkennung oder ein offener Austausch beitragen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich in einem Umfeld wohlfühlen, in dem das Wissen als wichtige Ressource angesehen wird.
Eine Möglichkeit wäre die Etablierung von Mentoring-Programmen, bei denen erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen an jüngere Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Auch die systematische Dokumentation von Prozessen und Best Practices kann dabei helfen, das Wissen zu bewahren.
Eine Möglichkeit wäre die Erstellung von Exit-Interviews, bei denen ausscheidende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen teilen können. Auch ein effektives Wissensmanagement-System, das sicherstellt, dass alle relevanten Informationen dokumentiert und zugänglich sind, kann dazu beitragen, dass das Wissen im Unternehmen bleibt.
Die Etablierung von klaren Prozessen und Strukturen, kann sicherstellen, dass das Wissen im Unternehmen gezielt eingesetzt wird. Auch die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit Wissensmanagement-Tools und -Systemen kann dazu beitragen, dass das Wissen effektiv genutzt wird.
Über uns:
MORGEN ist eine spezialisierte Unternehmensberatung, die sich auf die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle für mittelständische Unternehmen konzentriert. Sie unterstützt insbesondere inhabergeführte Unternehmen bei der zukunftssicheren Transformation. Die Wissensweitergabe steht im Zentrum der Beratungstätigkeit, weshalb im MORGEN Blog regelmäßig Beiträge zu Schlüsselthemen wie Digitalisierung, Transformation, Kundenzentrierung und Nachhaltigkeit veröffentlicht werden.