KI / AI
Digitale Prozesse
Vertrieb
Automatische Dokumentation & ToDos im CRM durch physisches KI-Endgerät
CRM und Projektmanagement wirken erst, wenn sie konsequent befüllt sind. Genau das übernimmt das KI-Notizgerät. Es erfasst Meetings und Telefonate und schreibt Zusammenfassung, Briefing und Aufgaben direkt ins System. So wird Pflege zur Automatik und Teams gewinnen Zeit für Arbeit am Kunden.
Kunde
medienreaktor ist eine Digitalagentur für mittelständische Weltmarktführer
medienreaktor ist Teil der Unternehmensgruppe und betreut mittelständische Unternehmen mit komplexen Projekten und lang laufenden Kundenbeziehungen. Die Organisation arbeitet täglich mit hohem Abstimmungsbedarf, vielen parallelen Projekten und einer großen Menge an projektbezogenem Wissen. Damit eignet sich medienreaktor ideal, um KI-gestützte Arbeitsprozesse unter realen Bedingungen zu entwickeln, zu testen und nachhaltig im Alltag zu verankern.
Ausgangssituation:
Viele Gespräch. Wenig Dokumentation.
- Wichtige Absprachen bleiben in Köpfen oder privaten Notizen.
- CRM-Pflege wirkt wie Overhead, besonders im Vertriebsalltag.
- Follow-ups gehen verloren, weil niemand Aufgaben sauber nachzieht.
- Übergaben scheitern, wenn Mitarbeiter:innen wechseln oder fehlen.
- Projekttools werden Zusatzarbeit statt echte Entlastung.
- Wissen aus Telefonaten ist selten strukturiert auffindbar.
Meetings automatisch erfassen
Meetings sind der Ort, an dem Entscheidungen fallen. Genau dort setzt das KI-Notizgerät an. Es zeichnet das Gespräch mit und macht daraus verwertbare Inhalte. So entsteht Dokumentation, ohne dass jemand mitschreibt. Das senkt Abstimmungsaufwand und verhindert Informationsverlust.
- Meeting-Audio mit einem Handgriff starten
- Einheitliche Gesprächsgrundlage für Transkript und Zusammenfassung
- Entscheidungen und nächste Schritte sicher erfassen
- Briefing als Basis für Projekt- und Kundenkontext
- Optionaler Kanal: Video-Meetings in denselben Ablauf
Telefongespräche automatisch erfassen
Viele wichtige Infos entstehen am Telefon. Nur landen sie selten im System. Im Phone-Modus dokumentiert das Gerät Telefonate ohne neue App. Danach laufen dieselben Automationen wie nach Meetings. So wird die Kundenhistorie lückenlos.
- Telefonate ohne zusätzliche Software erfassen
- Gleicher Prozess wie bei Meetings: Transkript → Struktur
- Gesprächsnotiz direkt am Kundenkontakt ablegen
- Einheitliche Historie über alle Ansprechpartner:innen
- Ideal für Vertriebsteams mit hoher Taktung
Highlight
Gesprächsdokumentation, die das CRM verlässlich macht
CRM und Projekttools sparen nur Zeit, wenn sie im Alltag die Arbeit erleichtern oder verbessern. Genau das passiert hier. Nach jedem Gespräch sind Kontext, Entscheidungen und nächste Schritte automatisch im System. Aufgaben sind verteilt und terminiert. Teams verlieren weniger Zeit mit Nachpflege und Suchen. Und Kunden werden spürbar zuverlässiger betreut.
- Zusammenfassung nach festem Template erstellen
- Kontext als Eintrag am Deal, Kontakt oder Projektraum
- Entscheidungen, Risiken und offene Punkte klar markieren
- Standards je Team definieren und wiederverwenden
- Qualität sichern durch Regeln und Kontrollpunkte
Datenschutzkonforme Transkription in der Unternehmensumgebung
Audio wird sicher verarbeitet, damit sensible Inhalte im Unternehmen bleiben. Die Verarbeitung läuft kontrolliert in der bestehenden IT-Umgebung. So entsteht ein verlässlicher Datenstrom für Dokumentation und Aufgaben. Ohne Datenabfluss und ohne Grauzonen im Alltag.
- Audioexport vom Gerät
- Transkription in geschützter Umgebung
- Betrieb in Azure Enterprise innerhalb der Organisation
- PII-Anonymisierung entfernt sensible Daten im Transkript
- Regeln zur Ausnahme von „private Gesprächsteilen“
Aufgaben und Follow-ups automatisch erstellen
Der größte Wert entsteht, wenn aus Worten Arbeit wird. Aufgaben werden direkt aus To-dos und Zusagen abgeleitet. Zuständigkeit und Termin entstehen aus Kontext und Regeln. Alles landet sofort im richtigen Systemobjekt. So geht kein Follow-up verloren.
- Aufgaben aus Commitments automatisch ableiten
- Zuständigkeiten über Rollenlogik zuweisen
- Fälligkeiten aus Zeitangaben oder Standards setzen
- Aufgaben am Deal, Ticket oder Projekt platzieren
- Klärpunkte als Aufgaben statt als Notiz sichern
Highlight
KI-Assistent auf Knopfdruck im Kundengespräch & Arbeitsalltag
Das KI-Notizgerät kann mehr als dokumentieren. Es wird zur Schnittstelle in den Alltag. Per Knopfdruck stößt es Hilfe an, wenn sie gebraucht wird. Zum Beispiel: Datenblätter, Referenzen oder Antworten zu einem Produkt. Die Rückgabe kommt direkt in App, Chat oder Postfach. So wird KI im Gespräch nutzbar, ohne Tool-Wechsel.
- Trigger per Knopfdruck, ohne Tippen im Termin
- Zugriff auf interne Wissensdatenbank und Dokumente
- Ausgabe als Mail, Chat oder in der App konfigurierbar
- Kombinierbar mit KI-Support-Chat oder virtuellem Assistenten
- Skalierbar, sobald Wissensbasis und Rechte sauber stehen
Weniger Overhead. Mehr Umsatzhebel im Kundenkontakt.
Höhere Abschlussquote durch sauberen Pipeline-Kontext:
Wenn Gespräche zuverlässig im CRM landen, wird Bedarf sichtbar und verfolgbar. Angebote, Einwände und nächste Schritte sind dokumentiert. Das reduziert Leaks in der Pipeline. Chancen werden konsequenter weitergeführt und öfter abgeschlossen.
Wenn Gespräche zuverlässig im CRM landen, wird Bedarf sichtbar und verfolgbar. Angebote, Einwände und nächste Schritte sind dokumentiert. Das reduziert Leaks in der Pipeline. Chancen werden konsequenter weitergeführt und öfter abgeschlossen.
Mehr Vertriebsleistung ohne zusätzliche Köpfe:
Dokumentation, Aufgaben und Follow-ups entstehen automatisch. Vertriebsteams gewinnen Zeit zurück, besonders nach Terminen und Reisetagen. Diese Zeit geht direkt in Kundenarbeit. So steigt Output pro Mitarbeiter:in, ohne mehr Administration.
Dokumentation, Aufgaben und Follow-ups entstehen automatisch. Vertriebsteams gewinnen Zeit zurück, besonders nach Terminen und Reisetagen. Diese Zeit geht direkt in Kundenarbeit. So steigt Output pro Mitarbeiter:in, ohne mehr Administration.
Geringeres Risiko durch weniger Wissensverlust:
Kundenwissen bleibt im Unternehmen, nicht im Kopf einzelner Personen. Bei Wechseln oder Ausfall läuft Betreuung weiter. Das senkt Abhängigkeiten und schützt Umsatz. Gleichzeitig beschleunigt es Onboarding und macht Wachstum planbarer.
Kundenwissen bleibt im Unternehmen, nicht im Kopf einzelner Personen. Bei Wechseln oder Ausfall läuft Betreuung weiter. Das senkt Abhängigkeiten und schützt Umsatz. Gleichzeitig beschleunigt es Onboarding und macht Wachstum planbarer.
Unsere Lösung – Auch für Ihr CRM oder Projektmanagement-Tool verfügbar!
Was hier im Projektmanagement funktioniert, lässt sich auch auf andere Systeme anwenden. Ob CRM, Service oder interne Dokumentation – der Ansatz skaliert mit Ihrer Organisation und bleibt vollständig unter Ihrer Kontrolle.
- Unabhängig vom eingesetzten Tool oder Hersteller
- Übertragbar auf Systeme mit hoher Dokumentationsdichte
- Sicherer Betrieb über eigene Azure-OpenAI-Modelle
- Hosting on Premise, keine Weitergabe sensibler Unternehmensdaten
MORGEN Leistung
KI/AI
Digitale Prozesse
Unsere Leistung: KI im Arbeitsalltag verankern
Gespräche als Datenstrom erschlossen:
Wir machen Meetings und Telefonate zur verlässlichen Quelle. Inhalte werden automatisch erfasst und in verwertbare Struktur gebracht. So entsteht Kontext, ohne Mitschreiben. Das ist die Grundlage für konsistente Systeme.
Wir machen Meetings und Telefonate zur verlässlichen Quelle. Inhalte werden automatisch erfasst und in verwertbare Struktur gebracht. So entsteht Kontext, ohne Mitschreiben. Das ist die Grundlage für konsistente Systeme.
Dokumentation, die Umsatz schützt:
Wichtige Absprachen, Einwände und nächste Schritte gehen nicht mehr verloren. Die Historie bleibt vollständig am Kundenkontakt verfügbar. Das senkt Risiko bei Übergaben und erhöht Verbindlichkeit. Kunden erleben spürbar bessere Betreuung.
Wichtige Absprachen, Einwände und nächste Schritte gehen nicht mehr verloren. Die Historie bleibt vollständig am Kundenkontakt verfügbar. Das senkt Risiko bei Übergaben und erhöht Verbindlichkeit. Kunden erleben spürbar bessere Betreuung.
Systeme aktiv befüllt, statt nur befüllt zu werden:
KI schreibt zurück ins CRM und Projekttool. Zusammenfassungen, Briefings und Updates landen direkt am richtigen Objekt. So werden Tools zur Arbeitserleichterung. Teams gewinnen Zeit und Fokus.
KI schreibt zurück ins CRM und Projekttool. Zusammenfassungen, Briefings und Updates landen direkt am richtigen Objekt. So werden Tools zur Arbeitserleichterung. Teams gewinnen Zeit und Fokus.
Klare Zielbilder für KI-Einsatz definiert:
Wir definieren gemeinsam, wo KI im Alltag wirklich entlastet. Der Fokus liegt auf weniger Abstimmung und weniger Nacharbeit. Gleichzeitig steigt die Qualität der Ergebnisse, weil Kontext sofort verfügbar ist.
Wir definieren gemeinsam, wo KI im Alltag wirklich entlastet. Der Fokus liegt auf weniger Abstimmung und weniger Nacharbeit. Gleichzeitig steigt die Qualität der Ergebnisse, weil Kontext sofort verfügbar ist.
Skalierbare Integration über MCP:
Wir binden CRM- und Projekttools über MCP-Verknüpfungen an. Feldmapping, Templates und Standards sorgen für gleichbleibende Qualität. Der Ansatz ist auf weitere Systeme übertragbar. So wächst der Prozess mit der Organisation.
Wir binden CRM- und Projekttools über MCP-Verknüpfungen an. Feldmapping, Templates und Standards sorgen für gleichbleibende Qualität. Der Ansatz ist auf weitere Systeme übertragbar. So wächst der Prozess mit der Organisation.
Datensicherheit und Kontrolle gewährleistet:
Transkription läuft in der Unternehmensumgebung, inklusive PII-Anonymisierung. Regeln für „nicht dokumentieren“ sind technisch verankert. Sensible Daten bleiben unter Kontrolle. KI-Nutzen entsteht ohne Compliance-Risiko.
Transkription läuft in der Unternehmensumgebung, inklusive PII-Anonymisierung. Regeln für „nicht dokumentieren“ sind technisch verankert. Sensible Daten bleiben unter Kontrolle. KI-Nutzen entsteht ohne Compliance-Risiko.