Wir bringen KI in den Arbeitsalltag mittelständischer Weltmarktführer

Mittelständische Weltmarktführer sind stark, weil sie Wissen aufgebaut haben, das kaum ersetzbar ist. Dieses Wissen steckt in Produkten, Prozessen, Anwendungen und in der Erfahrung einzelner Mitarbeitender. Es ist oft über Jahrzehnte gewachsen und bildet den Kern des Geschäftsmodells. Genau dieses tiefgehende, spezialisierte Wissen ist ideal für den Einsatz von KI.

Gleichzeitig arbeiten viele dieser Unternehmen mit komplexen Strukturen und mehreren tausend Mitarbeitenden. Schon kleine Verbesserungen im Umgang mit Wissen, Anfragen oder Entscheidungen haben deshalb einen großen Hebel. KI hilft hier nicht, Neues zu erfinden, sondern vorhandenes Wissen schneller, breiter und zuverlässiger nutzbar zu machen.

Klassische KI-Projekte starten oft mit einem einzelnen Anwendungsfall. Ein Chatbot hier, eine Automatisierung dort. Diese Lösungen bleiben isoliert und haben kaum Einfluss auf den Arbeitsalltag der meisten Mitarbeitenden. Nach dem Pilot fehlt häufig die Grundlage, um das Thema sinnvoll weiterzuentwickeln.

Unser Ansatz setzt früher an. Wir schaffen zuerst die strukturellen Voraussetzungen, damit KI im gesamten Unternehmen genutzt werden kann. Statt einzelner Experimente entsteht eine belastbare Basis, auf der sich weitere Anwendungen systematisch aufbauen lassen. So wird KI nicht zum Projekt, sondern Teil der Organisation.

Die meisten unserer Kunden errechnen einen ROI innerhalb von wenigen Monaten. 

Besonders stark ist der Hebel bei hohem Anfragevolumen und teuren Vertriebsressourcen. Kundenanfragen werden schneller bearbeitet, Verkaufschancen gehen seltener verloren und Vertriebsmitarbeitende fokussieren sich stärker auf Abschlüsse. Schon kleine Verbesserungen bei Reaktionszeit und Abschlussquote reichen aus, um die Investition in kurzer Zeit zu amortisieren.

Auch gibt es einen großen wirtschaftliche Effekt in Bezug auf Produktivität. In mittelständischen Weltmarktführer-Organisationen arbeiten häufig mehrere hundert oder tausend Mitarbeitende mit Wissensaustausch. Wenn diese Mitarbeitenden täglich nur 10–15 Minuten weniger Zeit mit Suchen, Rückfragen oder Absicherung oder gar einen zusätzlichen Termin mit der Fachabteilung verbringen, ergibt sich schnell ein messbarer Effekt. Bei 500 Mitarbeitenden entspricht das bereits über 15.000 Stunden pro Jahr.

Hinzu kommen qualitative Effekte mit direktem wirtschaftlichem Einfluss: Breite Zugänglichkeit des spezialisierten Wissen, geringere Abhängigkeit von einzelnen Expert:innen und weniger Fehler durch veraltete oder unvollständige Informationen. Der ROI zeigt sich daher nicht als einmalige Einsparung, sondern als dauerhafte Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Organisation.

Zu Beginn stehen Anwendungsfälle, bei denen Wissen eine zentrale Rolle spielt. Häufig geht es darum, interne oder externe Anfragen schneller und zuverlässiger zu beantworten. Zum Beispiel im Vertrieb, im Kundenservice oder bei technischen Rückfragen. KI unterstützt dabei, das passende Wissen zur richtigen Zeit bereitzustellen.

Diese ersten Anwendungsfälle sind bewusst nah am Arbeitsalltag angesiedelt. Sie erfordern keine tiefgreifenden Prozessänderungen und zeigen schnell Wirkung. Sie stiften für hunderte Vertriebler oder tausende Kunden sofort großen Wert. Auf dieser Basis entstehen später komplexere Anwendungen, etwa zur Angebotsunterstützung oder zur Entlastung wiederkehrender Aufgaben.

Ein solches Beispiel ist z.B. die dokumentierte (halb-)automatische Beantwortung aller Kundenanfragen im CRM. So qualifizieren wir Marketing-Qualified-Leads automatisiert bis zum Handoff zum Sales. 

Besonders profitieren Mitarbeitende, die regelmäßig mit komplexen Informationen arbeiten. Dazu gehören Vertriebsmitarbeitende, technische Expert:innen, Produktmanagement oder Kundenservice. Überall dort, wo Wissen heute gesucht, interpretiert oder weitergegeben werden muss, entsteht Entlastung.

Gleichzeitig profitieren auch neue oder weniger erfahrene Mitarbeitende. KI macht Wissen zugänglich, das bisher nur wenigen Expert:innen zur Verfügung stand. So wird Erfahrung besser verteilt, ohne diese Personen zusätzlich zu belasten. Das stärkt Teams und macht Organisationen weniger abhängig von Einzelnen.

Grundsätzlich nutzt die KI genau die Inhalte, die heute bereits im Unternehmen vorhanden sind. Dazu gehören technische Dokumentationen, Datenblätter, Handbücher, Prozessbeschreibungen, Angebotsunterlagen oder ausgewählte Inhalte aus internen Systemen. Wir greifen nicht auf fremde Wissensquellen zurück, sondern arbeiten gezielt mit Ihrem Unternehmenswissen.

Auch lässt sich Grundlagenwissen über Fachbücher meist schnell akquirieren und digitalisieren, dafür arbeiten wir mit Partnern zusammen. So können Domänen-Spezifische KI-Wissensdatenbanken aufgebaut werden die dann auch in R&D Anwendung finden. Im Regelfall übertreffen die KI Antworten ausschließlich auf internen Dokumenten bereits alle Erwartungen im Unternehmen.

Welche Daten konkret einbezogen werden, wird gemeinsam festgelegt. Inhalte lassen sich schrittweise anbinden und jederzeit erweitern. Diese werden klassifiziert (geheimhaltung) und rollenbasiert ausgespielt. So entsteht keine starre Wissensbasis, sondern ein System, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich an neue Produkte oder Prozesse anpasst.

Die KI erfindet keine Antworten. Sie arbeitet ausschließlich mit den freigegebenen Inhalten Ihres Unternehmens. Jede Antwort entsteht auf Basis konkreter Dokumente und Inhalte, die zuvor strukturiert und zugänglich gemacht wurden. Das reduziert Fehler und erhöht die Verlässlichkeit deutlich.

Zusätzlich legen wir großen Wert auf Nachvollziehbarkeit. Antworten lassen sich auf ihre Quellen zurückführen, sodass klar ist, worauf sie basieren. Das schafft Vertrauen bei den Mitarbeitenden und ermöglicht es, Inhalte gezielt zu prüfen oder weiterzuentwickeln, wenn sich Wissen ändert.

Ja, das ist ein zentraler Bestandteil unseres Ansatzes. Nicht jedes Wissen soll für alle sichtbar sein. Deshalb berücksichtigen wir bestehende Berechtigungen und Sicherheitsstufen. Mitarbeitende sehen nur die Inhalte, für die sie auch heute berechtigt sind.

Diese Steuerung erfolgt nicht über zusätzliche Regeln oder manuelle Pflege, sondern über die vorhandenen Strukturen im Unternehmen. So bleibt die Kontrolle bei Ihnen und die KI fügt sich nahtlos in bestehende Zugriffs- und Sicherheitskonzepte ein.

Diese Struktur geht in den Ownership Ihrer IT. In der Microsoft-Welt wird üblicherweise eine Rechte-Steuerung über Entra-ID (früher Active Directory) umgesetzt.

Die KI-Modelle laufen in ihrer gesicherten Cloud-Infrastruktur, in der Regel innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Die Daten bleiben dabei in Ihrer Umgebung und werden nicht für das Training öffentlicher Modelle genutzt. Es findet keine Weitergabe an Dritte statt. Diese Modell werden exklusiv für Ihr Unternehmen bereitgestellt, eine geteilte Nutzung mit anderen Kunden/Unternehmen wie z.B. bei der Verwendung der öffentlichen KI-Schnittstellen findet nicht statt.

Unternehmen wählen häufig die Lösung über Microsoft weil, die Daten dort eh schon gelagert sind z.b. in Onedrive, Sharepoint, MS365, One Lake uvm. So folgt man dem Glaubenssatz keinem neuen Verarbeiter vertrauen zu müssen. Auch die Datenhaltung erfolgt üblicherweise nicht in der KI sondern in einer Azure-Enterprise-Suche. Die Ki erhält im Betrieb nur "zerstückelte" Dokumente, sprich einzelne zitatwürdige Passagen.

Die Verarbeitung erfolgt kontrolliert und nachvollziehbar. Unternehmensdaten verlassen nicht den definierten Rahmen. So bleibt die Hoheit über Daten und Wissen jederzeit beim Unternehmen, obwohl die modernsten KI-Modelle zum Einsatz kommen.

Datenschutz und Compliance sind keine Zusatzthemen, sondern Voraussetzung. Die gesamte Lösung ist so aufgebaut, dass sie den Anforderungen der DSGVO entspricht. Dazu gehören klare Datenflüsse, Klassifizierung von Daten, PII-Anonymisierung, kontrollierte Zugriffe und eine Verarbeitung auf europäischen Servern (auch nur Deutschland möglich).

Auch revisionssichere Aspekte werden berücksichtigt. Antworten und Prozesse lassen sich nachvollziehen, dokumentieren und prüfen. Das ist besonders wichtig in regulierten Umfeldern oder bei sensiblen Informationen. Die KI arbeitet transparent und kontrollierbar.

Die KI wird nicht als Fremdkörper eingeführt. Sie baut auf bestehenden Systemen und Arbeitsweisen auf. Besonders im Microsoft-Umfeld lässt sich KI direkt in die bekannte Systemlandschaft integrieren, ohne zusätzliche Plattformen einzuführen.

Die Ownership geht vollständig in Ihre IT über. Gerne vermitteln wir auch passendes Personal (auch zur Festanstellung!) sollte sie Inhouse nicht die nötige Kompetenz oder freien Ressourcen haben.

Ein üblicher Techstack:

• Entra-ID zur Rechteverwaltung
• Azure AI Search und Azure Blob Storage zur Datenhaltung
• Azure AI Foundry stellt Modelle bereit
• Bereitstellung über Copilot-Studio, MS Bot Framework oder Azure AI Foundry.
• CRM-Anbindung von z.b. MS Dynamics

Dadurch entsteht keine parallele IT-Struktur. Stattdessen ergänzt die KI vorhandene Systeme sinnvoll. Wir bauen auf Ihren historisch gewachsenen Strukturen auf und implementieren State-of-the-Art-Konzepte wie Infrastructure as Code (Terraform ö.ä.).

Wir stellen die logische und richtige Verknüpfung der z.B. Microsoft-Services sicher um eine wartbare und skalierbare Infrastruktur zu erreichen, welche automatisch von den Neuerung/Weiterentwicklungen der Anbieter (z.B. Microsoft, Azure OpenAI) profitiert.

Während des Projekts ist die IT eingebunden. Sie begleitet Architekturentscheidungen, Sicherheitsfragen und Integrationen. Gleichzeitig übernehmen wir die operative Umsetzung, damit die IT nicht zusätzlich belastet wird.

Ihre IT hat in der Regel noch keine Verantwortlichkeit für die neuen Services rund um KI. Häufig befindet sich die Kompetenz auch nicht im Haus, sowie die IT ist eh an der Kapazitätsgrenze. Gerne vermitteln wir auch passendes Personal (auch zur Festanstellung) sollte sie Inhouse nicht die nötige Kompetenz oder freien Ressourcen haben. Auch eine weiterführende Betreuung durch MORGEN ist möglich in der Praxis jedoch nicht notwendig und sinnvoll. Für eine fortlaufende KI-Transformation müssen sich Inhouse Verantwortlichkeiten bilden.

Nach dem Projekt übergeben wir die Lösung strukturiert in den Betrieb durch ihre IT. Die IT behält die Kontrolle und kann die Plattform weiterentwickeln. Unser Ziel ist keine Abhängigkeit, sondern eine tragfähige Lösung, die langfristig im Unternehmen verankert ist und mit der Organisation und den Anwendungsfällen wächst.