KI-Projektmanagement, das mitdenkt und mitarbeitet

Ein Projektmanagement-Tool wurde zur zentralen Wissensbasis erweitert. Teams finden Informationen, stellen Fragen und steuern Aufgaben direkt per KI-Chat. Das reduziert Pflegeaufwand und macht Projektwissen im Alltag nutzbar.

Kunde

medienreaktor ist eine Digitalagentur für mittelständische Weltmarktführer

medienreaktor ist Teil der Unternehmensgruppe und betreut mittelständische Unternehmen mit komplexen Projekten und lang laufenden Kundenbeziehungen. Die Organisation arbeitet täglich mit hohem Abstimmungsbedarf, vielen parallelen Projekten und einer großen Menge an projektbezogenem Wissen. Damit eignet sich medienreaktor ideal, um KI-gestützte Arbeitsprozesse unter realen Bedingungen zu entwickeln, zu testen und nachhaltig im Alltag zu verankern.

Ausgangssituation:

Gute Projektarbeit. Kaum Überblick.

Projekte werden nicht durchgängig und konsistent gepflegt
Informationen entstehen situativ, nicht systematisch
Kein Überblick über ähnliche Projekte und wiederkehrende Aufgaben
Erfahrungswissen bleibt im einzelnen Projektteam gefangen
Neue Teammitglieder starten ohne belastbare Orientierung
Kundenanfragen hängen vom Wissen einzelner Personen ab

Projektwissen strukturiert nutzbar gemacht

Projektinhalte aus Aufgaben, Kommentaren, Dateien und Metadaten wurden systematisch zusammengeführt und neu strukturiert. So entsteht eine einheitliche Wissensbasis über alle Projekte hinweg. Projektwissen ist nicht mehr verteilt, sondern gezielt auffindbar und dauerhaft verfügbar.

Extraktion von Projekten, Aufgaben, Kommentaren und Dateien
Erfassung von Zuständigkeiten, Zeitplänen und Metadaten
Aufbau eines zentralen Such- und Wissensindex
Einheitliche Struktur über alle Kundenprojekte hinweg
Grundlage für eine skalierbare Wissensbasis

Visualisierung der strukturierten Erschließung von Projektwissen über Aufgaben, Kommentare und Dateien

Darstellung des KI-Chats zur kontextbezogenen Beantwortung von Projektfragen und Informationsverknüpfung

Fragen stellen statt suchen

Ein KI-Chat ermöglicht den direkten Zugriff auf Projektwissen in natürlicher Sprache. Informationen werden kontextbezogen beantwortet und direkt mit den relevanten Projekten, Aufgaben oder To-Dos verknüpft. Teams finden Antworten sofort und ohne Umwege.

Beantwortung komplexer Projekt- und Kundenfragen
Verweise auf konkrete Projekte, Aufgaben und To-Dos
Direkte Verlinkung ins Projektmanagement-Tool
Nutzung für Referenzsuche, Statusabfragen und Problemlösungen
Unabhängig vom eingesetzten Projektmanagement-System

Highlight

Projektmanagement, das mitarbeitet

Der KI-Chat unterstützt nicht nur beim Finden von Informationen, sondern greift aktiv in die Projektarbeit ein. Aufgaben können angelegt, aktualisiert und nachverfolgt werden, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand. Projektmanagement läuft mit und entlastet den Arbeitsalltag spürbar.

Anlegen und Aktualisieren von To-Dos per Chat
Automatisches Taggen von Personen
Wiederöffnen und Nachverfolgen von Aufgaben
Unterstützung bei Abstimmungen und Nachfassaktionen
Reduzierung manueller Pflege und Dokumentationsaufwand

Symbolische Darstellung von KI-gestützter Aufgabenaktualisierung und automatisierter Projektpflege im Tool

Physisches KI-Notizgerät zur automatischen Erfassung und Zuordnung von Gesprächsinhalten und Aufgaben

Automatische Dokumentation im Arbeitsalltag durch physisches Endgerät

Ein physisches KI-Notiz-Endgerät ergänzt das System um automatische Dokumentation aus Gesprächen und Meetings. Inhalte & Aufgaben werden zuverlässig erfasst und direkt dem Projektkontext zugeordnet. Dokumentation entsteht nebenbei und ohne zusätzliche Arbeitsschritte.

Gespräche werden automatisch dokumentiert
Zusammenfassungen & Erstellung von Aufgaben
Bessere Audioqualität durch Raummikrofone
Frei platzierbar, unabhängig vom Smartphone
Aufzeichnung von Telefonaten ohne App
Ideal für Meetings und Kundengespräche

mehr zum Endgerät

Weniger Koordination. Mehr Wirkung in Projekten.

Schnellere Entscheidungen bei geringerer Reibung:
Relevante Informationen sind sofort verfügbar. Projektstände, Zuständigkeiten und Erfahrungswerte lassen sich direkt abrufen. Entscheidungen werden schneller getroffen, ohne Suchen, Rückfragen oder Abhängigkeiten von Einzelpersonen.

Weniger Abstimmung bei höherer Qualität:
Projektwissen steht kontextuell und aktuell bereit. Fragen klären sich direkt aus dem System heraus. Die Qualität der Zusammenarbeit steigt, während Abstimmungen, Rückfragen und Korrekturschleifen deutlich sinken.

Skalierbare Organisation ohne Wissensverlust:
Projektwissen bleibt im Unternehmen und wächst mit. Erfahrungen aus Projekten sind dauerhaft nutzbar. Onboarding wird beschleunigt, Abhängigkeiten sinken und die Organisation bleibt auch bei Wachstum handlungsfähig.

Unsere Lösung – Auch für Ihr CRM oder Projektmanagement-Tool verfügbar!

Was hier im Projektmanagement funktioniert, lässt sich auch auf andere Systeme anwenden. Ob CRM, Service oder interne Dokumentation – der Ansatz skaliert mit Ihrer Organisation und bleibt vollständig unter Ihrer Kontrolle.

Unabhängig vom eingesetzten Tool oder Hersteller
Übertragbar auf Systeme mit hoher Dokumentationsdichte
Sicherer Betrieb über eigene Azure-OpenAI-Modelle
Hosting on Premise, keine Weitergabe sensibler Unternehmensdaten

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MORGEN Leistung

KI/AI

Digitale Prozesse

Unsere Leistung: KI im Arbeitsalltag verankern

Arbeitswissen systematisch erschlossen:
Wir führen Inhalte aus Projektmanagement, CRM und Dokumentation zusammen. Informationen werden strukturiert aufbereitet und übergreifend nutzbar gemacht.

Klare Zielbilder für KI-Einsatz definiert:
Wir definieren gemeinsam, wo KI im Alltag entlastet. Der Fokus liegt auf weniger Abstimmung, höherer Qualität und stabilen Prozessen.

Dialogbasierter Zugriff umgesetzt:
Statt Suchen und Nachfragen ermöglicht ein KI-Chat den direkten Zugriff auf Arbeitswissen. Fragen werden kontextbezogen beantwortet und direkt verlinkt.

Systeme aktiv nutzbar gemacht:
KI liest nicht nur Inhalte, sondern schreibt zurück ins System. Aufgaben, Status und Dokumentation werden im Arbeitsfluss aktualisiert.

Skalierbare Architektur aufgebaut:
Die Architektur ist unabhängig vom eingesetzten Tool. Sie wächst mit der Organisation und bleibt auf weitere Systeme übertragbar.

Datensicherheit und Kontrolle gewährleistet:
Der Betrieb erfolgt über eigene Azure-OpenAI-Modelle. Sensible Daten bleiben vollständig unter unternehmenseigener Kontrolle.

Wir bringen KI in den Arbeitsalltag mittelständischer Weltmarktführer

KI ist heute verfügbar, leistungsfähig und sicher einsetzbar. Trotzdem bleibt der messbare Effekt in vielen Unternehmen aus. MORGEN bringt KI in den Arbeitsalltag und sorgt dafür, dass KI dort wirkt, wo sie Prozesse unterstützt, Entscheidungen verbessert und messbare Wirkung entfaltet.

KI Implementierung

Jonas Reuter

Geschäftsführer, Partner

Mittelständischen Unternehmen können nur schwer einschätzen, was KI leisten kann. Deshalb entwickeln wir einen kostenfreien Prototypen mit Ihren Daten und zeigen Ihnen konkret, wie KI Ihren Arbeitsalltag erleichtert.

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