DSGVO und KI: Was Ihr Projekt vor dem ersten Prototyp klären muss

Warum Ihr KI-Projekt beim Datenschutzbeauftragten liegen bleibt

Vier Fragen, die im Projektteam niemand beantworten kann

Ein Hersteller von Sondermaschinen mit 210 Mitarbeitenden will Serviceanfragen schneller beantworten. Störungsmeldungen, Ersatzteilanfragen, Rückfragen zu Anlagen, die seit zwölf Jahren im Feld stehen. Der Prototyp läuft nach 24 Stunden, die Servicetechniker sind begeistert, die Geschäftsführung will freigeben.

Dann stellt der Datenschutzbeauftragte vier Fragen. Welchen Zweck verfolgt die Verarbeitung genau? Auf welcher Rechtsgrundlage findet sie statt? Welche Kategorien personenbezogener Daten stecken in den Servicetickets? Wer sind die Empfänger, und werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Im Projektteam kann niemand antworten. Nicht weil die Fragen schwierig wären, sondern weil die Entscheidungen dahinter nie getroffen wurden. Das Projekt geht in eine Klärungsschleife und taucht fünf Monate später wieder auf. Mit vier Antworten, die an einem Vormittag zu erarbeiten gewesen wären.

Ein Tag für den technischen Nachweis, fünf Monate für die Frage, welche Daten das System sehen darf. Dieses Missverhältnis steckt hinter der Zahl, mit der jede Umfrage zum Thema aufmacht: 77 Prozent der Unternehmen nennen den Datenschutz als größtes Digitalisierungshindernis. In einem Haus mit 200 Mitarbeitenden heißt das fast nie Streit mit einer Aufsichtsbehörde. Es heißt, dass ein fertiges System ungenutzt herumsteht.

Die vier Fragen gehören an den Anfang, nicht in die Freigabe

Beantworten Sie die vier Fragen, bevor die erste Zeile Code entsteht. Das ist kein juristischer Akt, sondern eine Projektentscheidung, und sie dauert einen halben Tag.

Für den Sondermaschinenbauer sieht das so aus. Zweck: Servicetechniker sollen technische Rückfragen aus Handbüchern, Störungshistorie und Ersatzteillisten beantwortet bekommen. Rechtsgrundlage: das berechtigte Interesse an einem funktionierenden technischen Service nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Datenkategorien: Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern beim Kunden sowie Freitext in den Tickets. Empfänger: die eigene, abgeschottete Cloud-Umgebung des Unternehmens auf europäischen Servern, kein weiterer Empfänger, keine Übermittlung in ein Drittland.

Diese vier Felder sind nicht zufällig gewählt. Es sind die Pflichtangaben des Verarbeitungsverzeichnisses nach Artikel 30 DSGVO, das Ihr Unternehmen ohnehin führen muss. Sie erledigen also keine zusätzliche Aufgabe. Sie erledigen eine bestehende früher.

Holen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten in diesen halben Tag, nicht erst in die Freigabe. Er bekommt genau die Angaben, die er ohnehin braucht, und Sie bekommen sein Votum, bevor Aufwand entstanden ist. In dieser Reihenfolge ist er der schnellste Beschleuniger im Projekt. In der umgekehrten bleibt ihm nur die Rolle der Bremse, und er füllt sie zu Recht aus.

Der größte Effekt steckt in der dritten Frage. Wer nachsieht, welche personenbezogenen Daten überhaupt in den Servicetickets stehen, stellt in vielen Häusern fest: Die Tickets sind fast durchweg technisch, und der Name des Ansprechpartners spielt für die Antwort keine Rolle. Dann wird er beim Einlesen entfernt. Aus dem Datenschutzthema wird eine Filterregel.

Und rechnen Sie den Verzug nicht in Suchstunden. Fünf Monate ohne System heißt: Fünf Monate lang antwortet der Wettbewerber auf eine Werkstoffanfrage am selben Tag, während Ihr Applikationsingenieur drei Tage braucht. Bei vergleichbarer Technik entscheidet die Reaktionszeit über den Zuschlag. Ein einziger gewonnener Auftrag im Sondermaschinenbau übersteigt jede Zeitersparnisrechnung, die Sie für dasselbe System aufstellen können.

Während Sie prüfen, arbeitet Ihre Belegschaft längst mit KI

Das Risiko, das Sie vermeiden wollen, ist bereits eingetreten

Die Vertriebsassistenz bekommt ein Reklamationsschreiben. Firmenname, Ansprechpartner, Anlagennummer, Schadensbeschreibung, ein verärgerter Ton. Sie kopiert den Text in einen privaten ChatGPT-Zugang und lässt sich eine sachliche Antwort formulieren. Zwei Minuten statt vierzig. Aus ihrer Sicht ein guter Tag.

Aus Sicht der DSGVO ist das eine Übermittlung personenbezogener Daten an einen Dritten ohne Rechtsgrundlage. Das kostenlose Webangebot und die Plus-Variante von ChatGPT werden ohne Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Weisungsbindung und ohne Standardvertragsklauseln bereitgestellt. Ein solcher Dienst wird durch keine interne Richtlinie nachträglich zulässig.

Verantwortlich ist dabei nicht die Assistenz. Verantwortlicher im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 DSGVO ist Ihr Unternehmen, und die Pflicht, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, liegt bei der Geschäftsführung.

Wie verbreitet das ist, hat der Bitkom erhoben: 42 Prozent der Unternehmen gehen davon aus, dass Beschäftigte private KI-Zugänge im Job verwenden. Bei 210 Mitarbeitenden reden Sie nicht über einen Einzelfall, sondern über einen Arbeitsweg, den sich die Belegschaft gebaut hat, weil der offizielle fehlt. Wie aus dieser Ausweichbewegung eine kontrollierte Infrastruktur wird, haben wir in Von der Schatten-KI zur KI-Infrastruktur beschrieben.

Der offizielle Weg muss schneller sein als der private

Eine Sperre auf dem Firmenrechner verlagert die Nutzung auf das Privathandy. Sie verlieren damit nicht das Risiko, sondern nur die Sicht darauf.

Was wirkt, ist ein offizieller Zugang, der besser ist als der private. Derselbe Chat, aber in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung auf europäischen Servern, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und vertraglich ausgeschlossenem Training auf Ihren Eingaben. Den Ausschlag gibt dabei nicht der Datenschutz, sondern der Nutzen: Das interne System kennt Ihre Datenblätter, Ihre Preislisten und Ihre Servicehistorie. Das öffentliche Werkzeug kennt sie nicht und wird sie nie kennen. Erst wenn dieser Zugang steht, wirkt eine technische Sperre, weil sie dann keinen Arbeitsweg mehr abschneidet, sondern einen schlechteren ersetzt.

Der Nebeneffekt ist der eigentliche Gewinn. Sie sehen in den Protokollen, welche Fragen tatsächlich gestellt werden. Eine belastbarere Liste an Anwendungsfällen bekommen Sie im eigenen Haus nirgends, und sie kostet Sie keinen Workshop.

DSGVO-konforme KI entsteht beim Entwurf, nicht bei der Freigabe

Was sich nachträglich nicht mehr einbauen lässt

Der Grund, warum Datenschutz im Mittelstand zur Blockade wird, ist selten das Gesetz. Es ist der Zeitpunkt. Geprüft wird am Ende, entschieden werden müsste am Anfang. Vier Dinge lassen sich später nicht nachrüsten, ohne das System neu zu bauen.

Berechtigungen. Behandelt die Suche alle Dokumente gleich, sieht der Werkstudent im Service die Kalkulation eines Großprojekts. Kein Nutzungshinweis heilt das.

Löschbarkeit. Artikel 17 DSGVO gibt Betroffenen einen Anspruch auf Löschung. Der muss nicht nur das Quelldokument erreichen, sondern auch die Suchdaten, die das System daraus erzeugt hat. Wer diesen Weg nicht vorgesehen hat, baut die Wissensbasis neu auf.

Protokollierung. Ohne Nachweis, wer wann welche Abfrage gestellt hat, beantworten Sie kein Auskunftsersuchen sauber und grenzen keine Datenpanne ein.

Vertragsgrundlage. Ein Dienst ohne Auftragsverarbeitungsvertrag wird durch keine Betriebsanweisung konform.

Die deutschen Aufsichtsbehörden haben das zweimal in Orientierungshilfen festgehalten, im Mai 2024 für Verantwortliche und im Juni 2025 für Entwicklung und Betrieb. Beide Papiere laufen auf denselben Punkt hinaus: Die Festlegungen, auf die es ankommt, fallen in der Konzeptionsphase.

Fünf Festlegungen, die in die Architektur gehören

Erstens: eine eigene Umgebung auf europäischen Servern. Ihre Daten liegen abgeschottet dort, wo Sie sie verantworten, statt in einer Umgebung, die Sie mit Unbekannten teilen. In Angeboten heißt dieser eigene Bereich meist Tenant.

Zweitens: Berechtigungen erben statt neu vergeben. Das System übernimmt die Rechte aus Ihrer bestehenden Benutzerverwaltung. Wer eine Datei heute nicht öffnen darf, bekommt ihren Inhalt auch von der KI nicht. Damit entfällt das zweite Berechtigungskonzept, das sonst niemand pflegt.

Drittens: kein Training auf Ihren Eingaben. Das ist der Unterschied zwischen einem Unternehmensdienst und einem Verbrauchertool. Es gehört in den Vertrag, nicht in eine Produktbroschüre.

Viertens: ein durchgehender Löschweg vom Quelldokument bis in die Suche, einmal getestet und nicht nur beschrieben.

Fünftens: Protokollierung der Abfragen mit festgelegter Aufbewahrungsfrist, abgestimmt mit dem Betriebsrat.

Nichts davon ist zusätzlicher Compliance-Aufwand, der auf das Projekt draufkommt. Es sind Einstellungen, die in jedem Projekt getroffen werden. Die einzige Frage ist, ob bewusst oder nebenbei.

Ein sechster Punkt gehört nicht in die Technik, sondern in den Vertrag: Wem gehört das Ergebnis? Umgebung, Suche, Berechtigungskonzept und Protokolle sollten nach Projektende bei Ihnen liegen und von Ihrer IT betrieben werden können, ohne dass ein Dienstleister dauerhaft Zugriff behält. Datenschutzrechtlich ist das die sauberste Lösung, weil sie die Zahl der Auftragsverarbeiter senkt. Wirtschaftlich ist es die einzige, die Sie unabhängig macht.

Ein Satz noch, weil er in fast jedem Gespräch fällt: Die Daten liegen in Europa ist eine notwendige, aber keine hinreichende Antwort. Der Serverstandort klärt die Übermittlung. Er nimmt Ihnen die Rolle des Verantwortlichen nicht ab. Zweck, Rechtsgrundlage, Berechtigungen und Betroffenenrechte weisen Sie weiterhin selbst nach.